東日本樟樹会　　　　

 

１　基本方針

愛媛県立新居浜西高等学校東日本地区同窓会「東日本樟樹会」（以下「本会」という。）は、会員の個人情報を取り扱う個人情報取り扱い事業者であり、個人情報を適正に取り扱い、個人情報を取り扱う事業者が遵守すべき義務を果たし、個人の権利利益の保護を図ります。

 

本会の個人情報の取り扱い方針ほか、個人情報保護法（以下「法」という。）に定められた個人情報の利用目的等の諸事項については下記の通り公表し、本会が所有する個人情報を適正に取り扱います。この取り扱い方針などを公表するため、本会ホームページに掲載します。

 

２　個人情報の利用目的の公表に関する事項

法の規定に基づき、個人情報を保護する立場から、下記の事項を公表します。

 

（１）個人情報取扱事業者の名称

東日本樟樹会

 

（２）個人情報の取得

本会は、本会事務、新居浜西高等学校樟樹会本部の協力に基づく連絡事務、卒業生からの本会ホームページへの申出等を通じ、適法かつ適正な方法により個人情報（氏名、住所等で当該個人を識別できるもの）を取得します。

 

（３）個人情報の利用目的

取得した個人情報については、次の目的に使用します。

１） 総会・懇親会のご案内

２） 会費等の納入通知、および会費等の収納管理

３） 広報誌の作成、および広報誌等の郵送

４） 本会事業に関連した事項についての各種問い合せおよび依頼

５） その他同窓会業務を遂行するうえで必要な行為

 

（４）目的外利用、第三者提供の禁止

利用目的以外の目的で個人情報を利用したり、法に定めがある場合を除き本人の同意を得ないで個人情報を第三者へ提供したりすることはありません。

 

（５）利用目的の変更

利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連する合理的な範囲内で変更することとし、変更した利用目的について、ホームページに掲示します。

 

（６）個人データ取り扱いの委託

利用目的の範囲内で個人データの取り扱いを委託する場合（郵便物の発送等）は、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

 

（７）データ内容の正確性の確保

保有する個人データは、常に正確かつ最新の内容となるよう努めます。

 

（８）個人情報の安全管理への配慮

個人情報の取り扱いにあたっては、紛失、破壊、改ざん、漏泄等が無いように次に掲げる保護措置を講じ、安全管理には十分配慮します。

会員名簿、および会員管理台帳情報は、パソコンによる電子データ、および紙ベースの原本を作成し、その電子データへのパスワード設定を行ない適時更新し、かつ紙ベースの原本は、本会内に厳重に保管します。

やむを得ず、会員名簿、および会員管理台帳情報を事務局以外のパソコンで個人情報を取り扱う場合は、本体以外の周辺機器上の記憶媒体を用いた作業とし、事務局外のパソコンのハードディスクには、個人情報は複写しません。また、この場合用いた周辺機器の記憶媒体は、必要な作業終了後は速やかに初期化を行うなど、情報の漏泄が無いようにします。

 

（９）従事者の教育

個人情報を取り扱う者に対して、個人情報保護についての教育を日常的に行い、個人情報の秘密保持、安全管理が図られるよう徹底します。

 

（10）保有データ等の開示

本人もしくはその代理人から、本会の個人情報の利用目的、ならびに本会が保有する当該個人データの開示を求められた時は、本人に対して口頭又は文書により速やかに開示します。

 

（11）保有データの訂正等

本人もしくはその代理人により、本人個人のデータの内容が事実でないという理由によって、データの訂正、追加、削除の申出があった時は、本会が必要な調査を行い、その結果にもとづき必要な訂正等の措置をとります。訂正等を行った時はその旨を、訂正等の措置をとらない時はその旨と理由を本人に通知します。

 

（12）保有データの利用停止等

本人もしくはその代理人により、利用目的、適正な取得、および第三者提供の制限に違反しているという理由によって、個人データの利用停止、消去の申出があった場合で、その求めに正当な理由があることが判明した時は、利用停止等の措置をとります。利用停止等を行った時はその旨を本人に対して口頭または文書で通知し、本会ホームページにおいて利用停止の措置をとったことを公表します。なお、利用停止等の措置をとらない時はその旨と理由を口頭又は文書で本人に通知します。

 

（13）開示等の手続き

個人情報の利用目的の開示、保有する個人データの開示、個人データの訂正等、個人データの利用停止等を求める場合は、本人もしくは代理人が文書で本会に申し出る事とします。

 

（14）苦情への対応

当会の個人情報の取り扱いに対して苦情等がある場合は、本会事務局に申し出る事とし、苦情等の取り扱いにあたっては、適切、迅速な処理に努めます。

 

［申出先；本会事務局］

愛媛県新居浜市宮西町4番46号

愛媛県立新居浜西高等学校樟樹会本部内

 電話 0897-37-2735　FAX 0897-37-5751